財務人員該如何提高自己的匯報能力

首先說明，這篇文章是為財務人員寫的，但其觀點非財務人員也可參閱。

工作中匯報是少不了的，匯報這事一般是指下級對上級說明情況。許多財務人員語言表達能力本來就不強，現(xiàn)在還要求他在上級面前陳詞，心中難免恐慌，更覺得匯報是件艱難之事。既覺得難，又必須做，于是一些財務人員用力過度，先是做漫無邊際的準備，浪費大量時間不說，匯報時又因鋪墊過長，又會給領導留下抓不住重點、講不清原委的印象。

我聽國內(nèi)某500強企業(yè)的高管講過他們公司的年終匯報。各業(yè)務板塊的負責人按順序給董事長陳述一年工作總結與來年工作展望，董事長軍人出身，雷厲風行，限定每位高管的匯報時間為10分鐘，到點了不管是否講完都必須下臺。

年終匯報無疑是重要的匯報，它甚至會影響到各高管的績效考核。為了準備好這次匯報，每位高管都會悉心演練。高管們先是準備PPT匯報材料，材料由厚到薄、不斷濃縮，PPT從30頁壓縮為10頁，再從10頁壓縮為5頁，然后準備演講詞，刪減所有“假大空套”等贅述，并練習控制語速，確保把10分鐘時間填滿且把內(nèi)容講完。

這位高管說，這樣做下來，第一感覺是如同接受挑戰(zhàn)，臺上十分鐘，臺下幾星期;等匯報結束后，感覺不一樣了，陡然發(fā)現(xiàn)自己的工作思路更清晰了，千頭萬緒的工作，刪減掉枝枝蔓蔓，精華的內(nèi)容原來就那么些。匯報要講清楚的就是這點精華的內(nèi)容，自己工作需要聚焦的也是這點精華的內(nèi)容。

我聽完這位高管的講述，頗有感悟，這家企業(yè)的董事長應該說深悟匯報的精要，所以他才會提出如此富有挑戰(zhàn)性的要求。說清楚一件事情，只要聽者不煩，給匯報人的時間越多越有利。問題是，領導沒那么多時間聽下屬的長篇大論，怎么辦?掌控好時間是匯報的第一項學問，話可長可短，內(nèi)容可粗可細，這要求匯報人反復咀嚼匯報材料、吃透匯報材料，領悟匯報材料的重點與事情的本質。

一般來說，說清楚自己親身經(jīng)歷過的事情相對容易一些，我們向領導匯報工作時未必所有事情自己都親力親為了。作為一級的領導，團隊做的事情都可納入自己工作匯報的范圍之內(nèi)，這些事情中很多你可能只是蜻蜓點水般地介入了一下，細節(jié)未必那么清楚。如果這些事情需要作為素材寫入?yún)R報材料，匯報人應該補補課，把不甚明了的細節(jié)打探清楚。

寫匯報材料時，要注意兩點：一是匯報材料編排要有一定的邏輯，要用一根線串起來，提煉這根線的過程本身就屬于深入思考工作方向的過程；二是匯報材料的編排要運用模板化思維。

先來說“線”的問題。

如某公司財務經(jīng)理寫2022年財務部工作匯報，標題定為《2022年財務部工作匯報》，這樣的標題就顯得俗套。因疫情影響，2022年該公司經(jīng)營比較困難，財務部工作的重點是什么呢?重點是兩大主題：降本增效與穩(wěn)現(xiàn)金流健康。這兩大主題即可視為串起匯報材料的主線。把這兩大主題提煉出來了，財務經(jīng)理這匯報材料的標題不妨改為《為公司運營保駕護航，降本增效與穩(wěn)現(xiàn)金流健康并舉》。

再來說“模板化”思維的問題。

財務人員可曾羨慕有些人口若懸河，話又說得層次分明呢?這些人卓越的演講才能可能有天賦使然，可也不宜夸大這天賦。把話說得頭頭是道、邏輯清晰，是可以后天培養(yǎng)的“模板化”技能，這技能是可以刻意訓練的。模板化是計算機時代財務工作輸出的基本要求，也應是財務人員的思維邏輯。我給財務人員一個建議，大家平時要注意訓練自己的模板化思維，并將這一思維用于表達之中。

什么是模板化思維呢?直白點說就是分類與分層的思維。思考問題時，對原因和結果先分類別，再分層級，然后借助類別和層級展開細節(jié)。

譬如說，導致導致問題發(fā)生的原因有12項，我們脫稿演講時，很難記全這12項原因。不用著急，我們不妨先把這12項原因分下類別，歸為四類：政策的原因、市場的原因、內(nèi)部客觀的原因、內(nèi)部主觀的原因。這四類原因每類對應三條具體原因，這樣記憶就省事多了。

模板化思維有助于我們理順思路，也有助于我們條理化表達。細細觀察自己的工作輸出，你會發(fā)現(xiàn)模板化輸出多的工作我們理解得也更透徹。如果你覺得某項工作形成模板很困難，這恰恰說明你尚未掌握這項工作的規(guī)律性和邏輯性。

念稿匯報與脫稿匯報，難度大不一樣。脫稿后侃侃而談，這是自信的表現(xiàn)，也是準備充分的表現(xiàn)。我建議財務人員要勇于脫稿匯報，先不說匯報講得如何，脫稿的這份勇氣就先加了幾分印象分。當然，脫稿不等于無稿，脫稿是手中無稿、心中有稿。要做到心中有稿，準備工作需要做得更扎實一些。

鍛煉脫稿匯報能力，可以從背稿開始。先把想說的寫下來，再把寫下來的背下來，再將背下來的講出來。背，只是第一步，背下來后匯報人還應努力將書面語轉化為口語。這樣練習多了，以后匯報光打腹稿就行，無需再一字一句地寫匯報臺詞了。

財務人員如何提高匯報能力，我還有最后一點建議：一切準備停當后，切記要“彩排”一遍。對于重要的匯報，“彩排”時可以請兩三個同事、朋友當你的聽眾，讓他們最后為你把把關，看看措辭、發(fā)音、語氣、語調(diào)有無不妥之處，最起碼可以請他們幫你糾正念白字。一不小心把“鴻鵠(hú)之志”說成了“鴻浩(hào)之志”，終究不是什么出彩的事。

財務人員以后不要逢人就說自己“只會做、不會說”了，“不會說”是一項重要能力缺失，并不值得炫耀。茶壺里煮餃子，有貨倒不出，對等著吃餃子的人來說，餃子倒不出和沒餃子其實沒什么差別。