費(fèi)用報(bào)銷如何做到及時(shí)、規(guī)范、高效

絕大多數(shù)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)生涯是從做出納開始的，費(fèi)用報(bào)銷是出納工作中很重要的一項(xiàng)。費(fèi)用報(bào)銷看起來簡(jiǎn)單，但真要做起來門道卻不少。

如何讓費(fèi)用報(bào)銷工作做到及時(shí)、高效、規(guī)范呢?下面幾點(diǎn)建議可供參考。

1、費(fèi)用報(bào)銷制度條文要明細(xì)化

費(fèi)用報(bào)銷要做到及時(shí)、規(guī)范、高效，最好制度先行，財(cái)務(wù)部要制定明確的規(guī)章制度。制度條文一定要做到足夠明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的報(bào)銷場(chǎng)景都有相應(yīng)的約定。例如，員工出差有出差補(bǔ)貼，要計(jì)算補(bǔ)貼的天數(shù)，那么天數(shù)怎么算呢？

員工8月1日出差，8月2日回來，算一天還是算兩天?算頭不算尾的話，只需給一天的出差補(bǔ)貼。頭尾都算，就應(yīng)給兩天的出差補(bǔ)貼。

特殊情況來了，員工結(jié)束出差，8月2日乘飛機(jī)抵達(dá)本地機(jī)場(chǎng)時(shí)是晚上11點(diǎn)，打出租車到家時(shí)是8月3日零點(diǎn)四十分。那么，公司計(jì)算出差補(bǔ)貼時(shí)，要不要多計(jì)一天呢?這就有爭(zhēng)議了。如果差旅費(fèi)報(bào)銷制度能約定清楚，出差返回時(shí)間以抵達(dá)公司所在城市的時(shí)間為準(zhǔn)，就不會(huì)有爭(zhēng)議了。

2、特殊事項(xiàng)要有替代方案

款付出去了，卻沒有發(fā)票，費(fèi)用怎么報(bào)銷呢?很多會(huì)計(jì)人員常糾結(jié)于此。

例如，公司派遣工程人員到山區(qū)鋪設(shè)網(wǎng)絡(luò)，兩個(gè)月的時(shí)間吃住都在老鄉(xiāng)家。項(xiàng)目結(jié)束后，工程人員給了老鄉(xiāng)3000元作為酬謝，沒有發(fā)票，這筆費(fèi)用該如何報(bào)銷呢?此時(shí)，會(huì)計(jì)人員若一味地強(qiáng)調(diào)憑票報(bào)銷，顯然不合理。

對(duì)此，有家公司就設(shè)計(jì)了替代方案。該公司按艱苦程度把出差地劃分為ABCD四類：A為一二線城市，B為三四線城市，C為五線以下城市及鄉(xiāng)鎮(zhèn)，D為農(nóng)村、山區(qū)與其他艱苦地區(qū)。對(duì)出差到D類地區(qū)的，該公司實(shí)行差旅費(fèi)包干制，給予出差人員更高的出差補(bǔ)貼。

3、新生事項(xiàng)預(yù)留例外通道

這里所說的新生事項(xiàng)，是指費(fèi)用報(bào)銷制度中沒有約束，以前也沒有發(fā)生過的費(fèi)用報(bào)銷事項(xiàng)。對(duì)于這樣的事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部事先要考慮充分一些，預(yù)留出處理辦法，等到事情真的發(fā)生了，才不至于手足無(wú)措。

需要注意的是，新生事項(xiàng)有了處理先例后，財(cái)務(wù)部應(yīng)總結(jié)規(guī)律，將處理辦法補(bǔ)充進(jìn)費(fèi)用報(bào)銷制度中。

4、培訓(xùn)宣貫先行

費(fèi)用報(bào)銷制度出臺(tái)后，不能一發(fā)文就了事，必須通過宣講、培訓(xùn)將制度精神傳達(dá)給所有員工，并預(yù)留出制度實(shí)施的前置時(shí)間。

大企業(yè)一般會(huì)在新員工入職培訓(xùn)時(shí)安排一門“員工如何報(bào)銷費(fèi)用”的課程，這門課程會(huì)把財(cái)務(wù)部的要求以及有關(guān)發(fā)票的知識(shí)點(diǎn)告知員工，從而幫助員工正確認(rèn)識(shí)企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷制度。

例如，很多員工不清楚增值稅專用發(fā)票與普通發(fā)票的區(qū)別，不明白為什么財(cái)務(wù)部要求報(bào)銷人盡量索取增值稅專用發(fā)票，通過培訓(xùn)，可讓員工充分了解增值稅專用發(fā)票是可以認(rèn)證抵稅的。

另外，財(cái)務(wù)部要積極宣傳官方發(fā)布的各類財(cái)稅新政策、新法規(guī)，如建立公眾號(hào)推送相關(guān)解讀文章、拍短視頻介紹相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，這些都是較好的宣傳手段。

5、找準(zhǔn)審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

員工報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，往往要找多位領(lǐng)導(dǎo)審批，審批結(jié)束才能將報(bào)銷單據(jù)提交到財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部安排打款。對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷的審批，不同的企業(yè)有不同的要求。企業(yè)規(guī)模越小，審批流程越簡(jiǎn)單;規(guī)模越大，審批流程越復(fù)雜。

在一些大的集團(tuán)公司，員工報(bào)銷一筆費(fèi)用往往需要經(jīng)過十多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批。從內(nèi)控角度來看，員工報(bào)銷小額費(fèi)用，有三個(gè)人審批足可控制住風(fēng)險(xiǎn)了。為什么審批流程會(huì)如此煩瑣呢?這是值得我們深入思考的問題。

6、約定費(fèi)用報(bào)銷時(shí)限

費(fèi)用發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)將費(fèi)用發(fā)票提交到財(cái)務(wù)部申請(qǐng)報(bào)銷。一般來說，費(fèi)用不宜跨年報(bào)銷。

維護(hù)費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)效性，一方面可以降低費(fèi)用報(bào)銷的差錯(cuò)率，另一方面也可以保證會(huì)計(jì)報(bào)表里成本費(fèi)用入賬的及時(shí)性，進(jìn)而避免會(huì)計(jì)信息失真。維護(hù)費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)效性，既需要報(bào)銷人及時(shí)報(bào)銷，也需要審批人盡快審批。

7、集中處理

費(fèi)用報(bào)銷大都是小金額，但費(fèi)用報(bào)銷的單據(jù)量卻是大批量。假設(shè)企業(yè)有上千名員工，費(fèi)用發(fā)生后，如果員工隨時(shí)都能到財(cái)務(wù)部報(bào)銷，會(huì)計(jì)人員會(huì)苦不堪言。

我以前所在的公司就面臨這樣的問題。從周一到周五，從上午到下午，總有人過來報(bào)銷費(fèi)用，財(cái)務(wù)部就像茶館一樣，不斷有人進(jìn)進(jìn)出出。這極大地影響了財(cái)務(wù)部開展其他工作。

后來有人提議，費(fèi)用報(bào)銷集中在每周二、周五下午處理。經(jīng)常報(bào)銷費(fèi)用的員工，建議盡可能每月集中報(bào)銷一次。這個(gè)提議被采納后，財(cái)務(wù)部費(fèi)用報(bào)銷工作的效率高了許多，也輕松了許多。

8、IT與人工智能替代

費(fèi)用報(bào)銷審批工作量大、規(guī)則性強(qiáng)、控制節(jié)點(diǎn)少、執(zhí)行簡(jiǎn)單，這幾個(gè)特點(diǎn)很符合人工智能作業(yè)的要求。費(fèi)用報(bào)銷前端的審批、中間的做賬、后端的打款，都可實(shí)現(xiàn)人工智能化處理。

一家企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷量即便很大，涉及的類型也不會(huì)太多，費(fèi)用報(bào)銷規(guī)則性強(qiáng)、重復(fù)、機(jī)械的特點(diǎn)特別適合IT數(shù)據(jù)化。大型集團(tuán)公司如果建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，再借助人工智能，費(fèi)用報(bào)銷就可能做到由系統(tǒng)自動(dòng)處理。這樣一來，費(fèi)用報(bào)銷的工作量會(huì)大大減少。

例如，通過OA(辦公自動(dòng)化)系統(tǒng)可在審批環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子審批，把人跑路變成計(jì)算機(jī)跑路;在單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)可實(shí)現(xiàn)集中快遞至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;在付款環(huán)節(jié)通過OA與網(wǎng)銀對(duì)接可實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)款;在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)分錄系統(tǒng)化處理，從而替代手工錄入會(huì)計(jì)分錄。