如何建立規(guī)范的員工費用報銷流程

一般企業(yè)的費用報銷流程普遍存在以下兩個問題。

第一，審批流程長，需要挨個找領導審批，效率低下。例如，員工找領導審批報銷單時，領導正在打電話或與人談事情，報銷人員不便貿然闖進去，只好在門外等待或先離開，下次再去，非常耽誤時間。

第二，每筆報銷單都要提交財務部審核，容易把財務部正常的工作節(jié)奏打亂。

華為公司創(chuàng)建初期員工費用報銷是怎么做的呢?與一般中小企業(yè)的做法類似。但現在華為公司的員工報銷費用，既見不到會計人員，也見不到出納人員。華為公司實現了費用報銷IT流程化處理。下面就以華為公司為例來講述企業(yè)應如何建立規(guī)范的員工費用報銷流程。

1、員工費用報銷流程環(huán)節(jié)的優(yōu)化

智能手機尚未普及時，華為公司就已在互聯(lián)網上開發(fā)了員工自助費用報銷系統(tǒng)。能上網的地方，公司員工就能登錄員工自助費用報銷系統(tǒng)填寫費用報銷單，填寫完畢后，系統(tǒng)會自動將費用報銷單提交領導審批?，F在除了網頁版的SSE(員工自助報銷系統(tǒng))，還有手機App版的員工自助費用報銷系統(tǒng)，員工填報費用報銷信息更加便捷。

以差旅費報銷為例，員工先上網填報差旅費報銷信息，信息流轉到主管領導處;主管領導需確認差旅事項的真實性及費用的合理性;主管領導確認后，再由上級權簽人審批。

同時，報銷人員需將費用報銷單打印出來，附上相應的發(fā)票，提交給部門秘書。秘書會集中將部門內員工的費用報銷單快遞至財務共享服務中心。財務共享服務中心簽收后，出納會集中打款。這時，整個報銷流程結束，接下來就該會計做賬了。

與早期員工費用報銷流程相比，華為公司財務部對以下幾個流程環(huán)節(jié)進行了優(yōu)化。

·審批環(huán)節(jié)，由電子審批代替人工審批。以前報銷人員必須找到領導面對面簽字，現在電子流程審批即可。

·單據流轉環(huán)節(jié)，實現集中快遞處理。以前是報銷人員挨個拿著單據送到財務部，現在只需快遞至財務共享服務中心。

·付款環(huán)節(jié)，系統(tǒng)批量處理代替了逐筆打款。以前要由出納一筆一筆給報銷人員打款，現在系統(tǒng)能歸集員工姓名、身份證號、銀行賬號等信息，與網銀對接后可批量轉賬，大幅減少了出納的工作量，也降低了轉款的差錯率。

·賬務處理環(huán)節(jié)，由系統(tǒng)自動化處理代替手工錄入。以前每報銷一筆費用，會計就要做一筆分錄，這樣不僅效率低下，而且容易出錯。現在華為公司已部分實現賬務處理人工智能化，通過員工自助費用報銷系統(tǒng)與財務軟件對接，系統(tǒng)可直接生成費用報銷的會計憑證。

華為公司的財務總監(jiān)在2017年新年致辭中提到，“在會計核算領域，我們積極嘗試自動化、智能化，將標準業(yè)務場景的會計核算工作交給機器完成。目前，年平均約120萬單的員工費用報銷，員工在自助報銷的同時，機器根據既定規(guī)則直接生成會計憑證?！?/p>

2、費用報銷審批要求

首先，由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

華為公司的會計人員一般不對費用發(fā)票做實質性審核，主要原因在于：

第一，費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關，因為他們才真正知情;

第二，費用審核工作量很大，成本效益上不劃算。

例如，公司全年120萬單費用報銷，每一單審核需要3分鐘的話，總計耗時360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢?

可能有人擔心另一個問題，若出現虛假報銷該怎么辦?除了前端主管領導的把關，華為公司在后端通過審計抽查對此予以監(jiān)督。審計抽查是一種事后監(jiān)控模式，如果抽查發(fā)現有問題，弄虛作假者會受到較重的處罰。

其次，限定領導電子審批的時間。

為了保證費用報銷審批的及時性，華為公司規(guī)定了電子審批的時限。自電子流程流轉到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統(tǒng)將自動跳轉到下個環(huán)節(jié)，默認本環(huán)節(jié)審批人已經同意。當然，默認審批通過后出了問題的，責任由該審批人承擔。另外，公司會定期提取審批時效記錄予以通報，超時審批會給予批評。

再次，限定員工費用報銷的時限。

華為公司員工費用報銷原則上要在費用發(fā)生后三個月內提交申請。超過三個月，但未超過六個月的，須說明未及時報銷的原因，申請?zhí)嘏?超過六個月的，不予報銷。

最后，丟失發(fā)票只報銷費用的50%。

如果員工不小心將發(fā)票弄丟，只要能證明費用真實發(fā)生了，也可以報銷。但報銷時需要提交詳細的情況說明。審批通過后，可報銷費用的一半。

為什么只報銷一半呢?一方面，發(fā)票丟失了，所報銷的費用不能在企業(yè)所得稅稅前扣除，這意味著公司要承擔企業(yè)所得稅損失，這部分損失是員工造成的，理應由員工承擔;另一方面，少報銷的部分帶有處罰性質，可視作對個人粗心大意弄丟發(fā)票的懲處。

3、內審對員工費用報銷的監(jiān)督

華為公司給每個員工都建立了費用報銷誠信檔案，每個員工都有誠信分值。這個分值會決定個人費用報銷被審計抽查的概率。

員工剛入職時初始分為80分，以后每報銷一筆費用，若沒有出現差錯，就可以加1分，最高可累加到120分。

誠信分數為80～90分的，內審的抽查比例是20%;90分以上的，抽查比例是10%;100分以上的，抽查比例是5%。分數在80分以下的，所有的費用報銷都需要檢查。另外，分數低于70分的，每筆費用報銷財務部都要事先審核，這將導致費用報銷時限拉長。

華為公司的審計對費用報銷的抽查非常嚴格，即便對公司高管也不例外。

例如，華為公司的差旅費報銷制度規(guī)定，只有病員出差才允許有人陪同，領導出差時陪同人員的機票不能在公司報銷，需由領導個人負擔;出差期間的洗衣費不允許報銷，等等。這些都屬于不當報銷。年末，內部審計要對董事會成員進行廉潔審計，如有不當報銷，會被寫進審計報告。

4、公司內審對領導審批權的監(jiān)督

前面提到，華為公司員工的費用報銷一般情況下財務部不會一一審核，主要由主管領導把關。如果主管領導把關不嚴怎么辦?例如，公司某位領導對下屬的費用報銷審核未能認真履責，導致報銷了一些不當費用，審計抽查時發(fā)現了這一情況，要怎么處理呢?

第一，公司會要求這位領導承擔連帶賠償責任，如不當報銷費用的員工已離職，由審批人賠付不當報銷金額。

第二，停止這位領導費用報銷權簽權力三年。如果這位領導本人希望恢復該項權力，需自費請兩名注冊會計師對他過去三年所審批的費用報銷單進行審計，如審計發(fā)現還有不當報銷，領導依舊需要承擔連帶賠償責任。

任正非先生曾說：“審計是司法部隊，關注‘點’的問題;財務監(jiān)控關注‘線’的問題，與業(yè)務一同端到端地管理;道德遵從委員會關注‘面’的問題，持續(xù)建立良好的道德遵從環(huán)境，是建立一個‘場’的監(jiān)管。”這番話中的“點、線、面、場”該如何理解呢?

審計監(jiān)督關注個案，自然是“點”的監(jiān)督，讓人不敢亂為;

財務監(jiān)督依靠制度流程，是“線”的監(jiān)督，讓人不能亂為;

道德依賴自律，需要員工時時刻刻自覺，是“面”的監(jiān)督，目的是讓人不想亂為;

自律是成本最低的管理模式，但自律也是不能盡信的管理模式，倘若企業(yè)形成了良好的管理文化，文化的監(jiān)督自會無處不在，這就是“場”的監(jiān)督?！包c、線、面、場”監(jiān)督論，同樣也適用于規(guī)范員工的費用報銷。